远程办公——我们应该怎么做

 飞机外科大夫  7  3607

目前疫情尚未褪去,正常的春节长假也结束了,往年大家早已欢(意)欢(犹)喜(未)喜(尽)的回到了工作岗位上,今年情况特殊,国家也下文通知延长假期推迟复工。尽管如此,许多企业的实际情况是耗不起的,一两个月不能正常运转可能面临的就倒闭。在这种情况下,远程办公无疑使我们当前最好的选择。

远程办公也不是什么新鲜事物了,在2003年的非典期间,阿里巴巴就成功的运用过远程办公。

非典期间,阿里巴巴的办公场所被隔离了12天——5月7日至19日,几乎所有员工都开始在家办公。戴着大口罩的马云,向大家宣布了这个消息。同时,全体员工在家办公的通知也已发出,大家戴上了口罩,抓紧时间打点家里办公所需的一切。在短短两个小时内,工程部的技术人员就为员工家里的电脑设置好了工作所需的必备装置。

现在,全国人民都在抗击新冠,不少企业都推迟了开工,让大家晚一点返工,晚一点再进办公室。晚一点上班并不意味着不开始工作,而是在家办公。在家,可以帮助疫情平复;办公,是为了经济复苏。非常时期,这两件事都特别重要。

今天就来和大家一起聊聊远程办公的话题。

对于互联网企业、自由撰稿人等职业的,在家远程办公并不陌生,他们相对而言能更快的适应并高效开展起工作,但好多人长期在单位坐班习惯了的人,远程办公的工作效率就要打折扣了。

在家办公最大的挑战,就是远程之下,管理和沟通的效率会大幅下降。

为什么在家办公会导致管理效率下降?这是因为你见不到员工,没办法快速地调整节奏、安排工作。员工在做什么工作,遇到什么问题,也没办法及时地向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

沟通上具体会遇到哪些问题呢?大家在一起工作的时候,如果遇到问题,一抬头就可以跟旁边同事说一声,需要协助就喊一声,大家还可以快速地召开会议,而这些事情在远程办公的情况下都做不到。尤其是每个人都在自己家里,员工会不会因为心情焦虑,刷着疫情新闻而无心工作,你也无从得知,这些都会导致沟通效率的下降。

为什么在家办公,工作效率很容易变差?这是因为一开始你会觉得无拘无束,特别舒服。但过了一段时间,你就会觉得浑身难受,工作效率也会大大下降。

在这里,我就把我平时远程办公的一些常用工具和方法介绍给大家。我主业远程办公的机会不多,但副业和家里的生意上远程办公可以说是家常便饭,所以还是能和大家瞎逼逼几点心得的。

首先是常用的远程办公软件。而我把这些软件又划分为以下几个类别:

一、生产工具类:

  • Office软件
  • Ps、Lr、Ai、FCPX等美工类软件

这一类的软件就不用说了,都是常用的,不论远程还是坐班都会用到的,属于生产工具。

二、远程协作类:

  • 印象笔记
  • 石墨文档
  • 幕布

这些软件是我主要用来开展远程协作的,而且选择这三款软件还因为它们有着一个共同的特点:跨平台、跨设备。这一点在远程办公里属于必须具备的基本素质,远程办公不像在单位里固定工位上,电脑、设备都是固定的那几台,而远程办公室有可能会遇到你之前在用的设备现在不在身边,那之前编辑了大半截的东西怎么办?要重新再来过吗?这是不可能的。这就需要该软件具备电脑、iPad、手机、网页,且不论是Windows还是Mac上,只要同个账号登录,就能资料同步看到才行。

下面我来简单的介绍一下我的使用情况。

印象笔记

这些工具当中“印象笔记”是我最早开始接触使用的,从一开始叫做“Evernote”的时候就开始使用了,到今天估计也有个八九年了吧,那时候服务器还在国外,用起来反应没那么迅速,这些年下来也是看到了印象笔记的一点一滴的改进,现在功能越来越强大了,也越来越复杂了。

工具是死的人是活的,要想用好它你必须把它先打造成你自己的工具。

首先你需要根据你的工作,提前规划好“笔记本”列表,印象笔记中的笔记本类似于电脑的文件夹的概念,这里面可以设置两个层级,最底层是笔记本,里面存放着一份份笔记,由若干个笔记本可以组成“笔记本组”,这等于笔记本的父级,完全是根据你自己的工作需要来自行设计即可,我的经验是不要贪图笔记本分类太多和太细,划分的太细了你自己在存放笔记时都要懵逼。

将笔记共享给别人的方式也很灵活,通过对方的印象笔记邮箱、手机号、昵称或者微信、邮件、链接等方式都可以共享给你的小伙伴,收到共享的小伙伴可以在上面直接与你进行协作,并且可以根据需要设置共享链接的权限。

印象笔记官方就提供了许多常用文档模板供你直接使用,非常方便。

 

石墨文档

石墨文档是一款多人实时协作的“云端 Office”,我去年才逐渐开始喜欢使用的,说起来石墨文档和印象笔记的有点相似,那我为什么不直接用印象笔记就好了,我一开始也是这么认为的,后来用了一段时间后发现石墨文档的相对更简洁些,功能更纯粹些。它功能没有印象笔记那么多,但用起来更快更便利。

和前面说的印象笔记一样,首先你还是需要根据工作需要设置好“文件夹”,文件夹内还可以设置N个层级的文件夹,还是那句话,根据需要来,不要贪图多,文件夹多了反而更乱,等于没有文件夹。

墨文档是一款多人实时协作的“云端 Office”,文件夹后面有两个小人符号的就是邀请了协作者的,它最令我震惊的是它的实时性,真的很快,你这边刚敲打上去,在你的协作者那头就能实施的看见了。

并且还能在协作的文档中看到谁修改操作了哪个部分。

还能在文中你希望协作者看到的地方@对方,并进行评论。

有一回参加了个活动,在活动现场看到一个搞自媒体的朋友在采访一位专家,他这头边采访边录音,同时在转文字贴到石墨文档中,他的助手在另外一头通过远程协作就在整理稿件,采访结束没多久,助手那边也整理好了稿子并在第一时间通过公众号发出。当时令我十分震惊,这效率真够可以的。也正是这一回的亲眼所见,让我喜欢上了这个软件。

幕布

幕布是一款极简大纲笔记,同时能够一键生成思维导图的软件。

界面十分简洁,功能也很简洁,没有那么多乱七八糟的东西,就是简洁够快。和前面那俩一样,还是要先建立自己的文件夹。

记录笔记的时候层级结构非常清晰,快捷键习惯了以后十分飞速。最令我喜欢的就是它一键生成思维导图的功能,非常方便,只要你在做笔记的时候把握好结构层级。导出的思维导图直接就能粘贴到印象笔记或者石墨文档创建的文件当中,是不是很方便。

幕布我很多时候更喜欢用来进行会议讨论记录或者是读书笔记的记录,生成思维导图后能够让你把工作看得更清晰。

以上这三款软件是我在进行远程办公协作中最常用的软件,也希望对大家能有所帮助。

三、通讯类:

      • 微信、QQ
      • 邮件
      • 网盘
      • 手机

这就不必多说了,这都是现在沟通必备的东西了。微信除了用来文字、语音、图片、视频沟通外,开个小视频会议也是很方便的,QQ主要是便于传输大文件,微信有大小限制,有时候不大方便。

这里有个建议,比较正式的沟通、决策等不论电话、微信里说的再清楚,最好都要在当时通过邮件再发一遍,我就遇到过扯皮说我没打电话告诉他的情况,还好有邮件为证。

最后再来点关于在家办公的经验就是以下这三点了。

第一,准时起床,穿戴整齐。

一定要早起,穿戴整齐。不要觉得穿着睡衣很舒服,穿着睡衣吃早饭,吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了,在这种状态下,你会特别容易分神。你一定要当作正常上班一样,准时起床,换上正式的衣服,这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入一个工作的状态,很大程度上可以提高你的工作效率。

第二,一定不能在休息区办公。

反过来说,不要在办公的地方休息,在家里,要把做这两件事的场所分开。如果你家里有书房,就把书房当作你的办公室,早上起床,穿戴整齐,带着背包正式地走进书房,把门关上,就相当于你到办公室开始办公了,这个过程很重要,在这里把一切工作资料都准备好,注意,不要在这睡觉。

第三,清晰地区分好工作和休息时间。

在家办公,对公司而言,考验的是把目标拆解为任务的能力。对员工而言,考验的是区分工作和休息的能力。这是什么意思呢?就是你很容易工作着工作着,突然之间想要在沙发上躺一会儿。躺下来之后就想,那我打开电视看一会儿,休息一下吧……而一看就是很长时间。无法保持专注,这是在家办公带给我们的巨大挑战,但这也是很锻炼一个人的。

最后,祝大家在家远程办公顺利。

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  1. 江昆之 2020-2-7 17:53 #1

    为啥没考虑apple自带的备忘录这些?

  2. Hans 2020-2-7 17:56 #2

    因为我不确定与我需要有协作关系的人用的是不是苹果,所以尽可能都采用可以跨平台、跨设备同步的。

  3. 江昆之 2020-2-7 17:58 #3

    也是 不过用其他也得确定别人有下相关app吧

  4. Hans 2020-2-7 18:03 #4

    我通过微信分享内容给他的时候他自己就会跑去下载相应的app了,但如果是那些不能跨系统的他就不可能那么快去买个新手机或电脑。

  5. Hans 2020-2-7 18:04 #5

    还有一点就是通过工作的交流感染,让更多的合作者都用相同的平台和软件,后续的合作会更加流畅。

  6. gkanon_HvOe0u 2020-2-9 15:56 #6

    wps呢?不是也有协同办公吗?

  7. 曾经有个死美工 2020-2-15 01:21 #7

    石墨文档pc端浏览器就能登录,很方便,而且能导出回office格式,PDF